HANDVEST VOOR PRIVACYBELEID INZAKE PERSOONSGEGEVENS

HANDVEST VOOR PRIVACYBELEID INZAKE PERSOONSGEGEVENS

De vennootschap CAFAN hecht veel belang aan de bescherming en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens van haar Klanten/Prospects (hierna de “Gegevens”) en ziet toe op de naleving van de toepasselijke regelgeving.

Als dusdanig concretiseert dit handvest de verbintenissen van de vennootschap CAFAN (hierna het "Bedrijf”) inzake het gebruik en de bescherming van Gegevens (hierna het “Handvest”).

De Klant/het Prospect wordt daarom verzocht om dit Handvest te raadplegen, dat tot doel heeft de wijze voor te stellen waarop het Bedrijf Gegevens verwerkt in het kader van de levering van de diensten die door het merk Morgan worden aangeboden en de manier waarop de Klant/het Prospect zijn recht kan uitoefenen.

1. TOEPASSINGSGEBIED VAN HET HANDVEST

Dit Handvest is van toepassing op alle verzamelde en alle verwerkte Gegevens betreffende Klanten/Prospects van het merk Morgan dat tot het Bedrijf behoort (hierna het "Merk”), ongeacht of deze verwerking virtueel gebeurt via één van de websites of mobiele applicaties van het Merk, dan wel fysiek via de aankoop en het bezoek van de winkels van het Merk.

2. VERWERKING VAN GEGEVENS

Om zijn Klanten/Prospects alle aangeboden diensten te kunnen leveren, is het Merk verplicht om de volgende Gegevens te verzamelen:

-contactgegevens (bijv. telefoonnummer, e-mail, postadres, enz.);

-identificaties (bijv. achternaam, voornaam, lidmaatschapsnummer van het loyaliteitsprogramma, enz.);

-geolocatiegegevens;

-gebruiksgegevens van de website en mobiele applicaties (bijv. IP-adres, logs en tokens, clicks, enz.); 

-Beelden van de videobeveiliging.

 Het Merk respecteert het principe van gegevensminimalisatie, wat inhoudt dat alleen die gegevens worden verzameld die strikt noodzakelijk zijn voor de verwerking.

3. BRONNEN VAN GEGEVENSVERZAMELING

Gegevens van Klanten/Prospects worden over het algemeen op de volgende manier rechtstreeks bij de Klanten/Prospects verzameld:

 

-via hun aankopen en/of activiteiten uitgevoerd op de respectievelijke websites en mobiele applicaties van het Merk (bijv.: aanmaak van een “Klant-/Prospect-account”, inschrijving op een nieuwsbrief, bestelling van een product, aanvaarding van de Algemene Voorwaarden, enz.);

-via de activiteiten die worden uitgevoerd in de winkels van het Merk (bijv. inschrijving op een loyaliteitsprogramma, inschrijving voor nieuwsbrieven, videobeveiliging);

-via de papieren bestelformulieren die naar het Merk zijn gestuurd;

-via de communicatie met de consumentendienst van het Merk;  

-via de videobeveiliging in de winkels van het Merk. Minder vaak kan het Merk ook Gegevens van Klanten/Prospects verzamelen die automatisch worden doorgegeven via accounts van derden, zoals Facebook of Amazon Pay.

 

In dat geval wordt de Klant/het Prospect ervan in kennis gesteld dat dit Handvest niet van toepassing is en dat het Bedrijf niet verantwoordelijk is voor de praktijken van derden met betrekking tot het gebruik van Gegevens van de Klant/het Prospect.

4. DOELEINDEN EN RECHTSGRONDSLAG VAN DE GEGEVENSVERWERKING

Het Bedrijf verwerkt Gegevens van Klanten/Prospects uitsluitend met het oog op het verlenen van de gevraagde diensten en het leveren van een kwaliteitsvolle Klant-/Prospectervaring.

 

a) De verwerking waarvan de rechtsgrondslag berust op de uitvoering van een contract met de Klanten/Prospects bestaat uit:

- het openen en beheren van “accounts voor Klanten/Prospects”, de verwerking van bestellingen en leveringen, het beheer van de boekhouding en betalingen, het beheer van klachten en de klantenservice;

-de organisatie van prijsvragen, loterijen of andere promotionele acties van de Groep;

-het beheer van loyaliteitsprogramma's;

-het beheer van het ‘Stock Alert’-aanbod.

 

b) De verwerkingen waarvan de rechtsgrondslag berust op het rechtmatige belang van de Groep, zijn:

-het beheer van commerciële prospectie, enquêtes, en producttesten;

-de ontwikkeling van bedrijfsstatistieken;

-het beheer van de videobeveiliging.

 

c) De verwerkingen waarvan de rechtsgrondslag berust op de toestemming van de Klant/het Prospect, zijn:

-de geologische plaatsbepaling die kan worden gebruikt om de dichtstbijzijnde winkel voor de Klant/het Prospect te identificeren. Deze functie is alleen van toepassing wanneer de Klant/het Prospect deze via zijn terminal op de volgende manier activeert: (1) Voor Firefox: klik hier;(2) Voor Internet Explorer: ga naar “Internetopties”, tabblad “Privacy”, vink de optie “Websites nooit toestaan naar uw fysieke locatie te vragen” aan; (3) Voor Chrome: ga naar de navigatiebalk en klik op het logo, kies in het vervolgkeuzemenu “Locatie” tussen de 3 mogelijke opties.

-beheer van nieuwsbrieven

 

d) De verwerking waarvan de rechtsgrondslag gebaseerd is op een wettelijke verplichting, is de verwerking met betrekking tot het verzamelen en beschermen van activiteiten van Klanten/Prospects bij het gebruik van de websites en mobiele applicaties van het Merk.

5. BEWAARTERMIJN

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bewaartermijnen die het Bedrijf hanteert voor de Gegevens die verband houden met de doeleinden van de verwerking.

 

Doeleinden van de verwerking

Bewaartermijnen

Gegevens met betrekking tot de geschiedenis van o.a. aankopen en diensten, incasso's, klachtenbeheer, consumentenservice, enz.

10 jaar

Gegevens met betrekking tot het gebruik van de “Klant-/Prospect-account”, de organisatie van prijsvragen, het beheer van nieuwsbrieven

Duur van de overeenkomst en wettelijke verjaringstermijn, indien van toepassing

Gegevens met betrekking tot de commerciële prospectie

3 jaar vanaf het einde van de commerciële relatie

Geolocatiegegevens

1 jaar

“Cookies”

13 maanden vanaf de datum van hun plaatsing op de terminal van de Klant/de Prospect vanaf het laatste gebruik van de website of de mobiele applicatie

Gegevens met betrekking tot de verbinding en het gebruik van websites en mobiele applicaties

1 jaar

Gegevens met betrekking tot het beheer van het ‘Stock Alert’-aanbod

E-mailadres wordt 60 dagen bewaard

Beelden van videobeveiliging

1 maand

 

Na afloop van deze perioden worden de gegevens gewist of geanonimiseerd ten behoeve van studies en/of statistieken.

De gegevens worden ook bewaard in geval van precontentieuze procedures en geschillen voor de duur van de behandeling van het geschil.

Tevens wordt gespecificeerd dat het wissen of anonimiseren van Gegevens een onomkeerbare operatie is en dat het Bedrijf achteraf niet meer in staat is deze te herstellen.

6. ONTVANGERS VAN GEGEVENS

Het Bedrijf kan ertoe geleid worden Gegevens over te dragen: 

-aan de geautoriseerde dienstverleners van het Merk;

-aan dienstverleners, leveranciers en onderaannemers van het Bedrijf, waarbij deze laatsten de Gegevens enkel gebruiken in naam en volgens de instructies van het Bedrijf en strikt in het kader van de uitvoering van de door de Klant/het Prospect gevraagde diensten;

-aan derden in het kader van fraudebestrijding en meer in het algemeen in het kader van elke strafbare handeling of op verzoek naar aanleiding van een bevel van de gerechtelijke of administratieve autoriteiten.

7. DOORGIFTE VAN GEGEVENS BUITEN DE EUROPESE UNIE

De Gegevens worden opgeslagen in Frankrijk, maar kunnen ook worden doorgegeven aan dienstverleners, onderaannemers of dochterondernemingen van het Bedrijf gevestigd in een niet-EU-land.

Dit soort doorgifte geschiedt met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en binnen een contractueel kader waarin de interventie- en veiligheidsvoorwaarden van dienstverleners zijn vastgelegd.

Het contractuele kader is met name in overeenstemming met het besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (2010/87/EU) betreffende modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens aan in derde landen gevestigde verwerkers krachtens Richtlijn 95/46/EG of is onderworpen aan bindende contractbepalingen (‘Binding Corporate Rules’).

8. RECHTEN VAN KLANTEN/PROSPECTS

8.1. Toegangs- en auteursrechten

De Klanten/Prospects hebben het recht om aan het Merk bevestiging te vragen of hun Gegevens al dan niet worden verwerkt.

De Klanten/Prospects hebben het recht om een kopie te vragen van hun Gegevens die door het Merk worden verwerkt. In het geval van een verzoek om bijkomende kopieën, kan het Merk echter eisen dat de Klanten/Prospects voor de gemaakte kosten betalen.

Indien Klanten/Prospects langs elektronische weg om een kopie van de Gegevens verzoeken, wordt de gevraagde informatie verstrekt in een algemeen gebruikt elektronisch formaat, tenzij anders is gevraagd.

De Klanten/Prospects worden ervan in kennis gesteld dat dit recht van toegang geen betrekking kan hebben op vertrouwelijke informatie of gegevens waarvoor de wet geen mededeling toestaat.

Het recht van toegang mag niet op onrechtmatige wijze worden uitgeoefend, d.w.z. regelmatig met als enig doel het Merkte destabiliseren.

 

8.2. Recht op correctie en bijwerking

Het Bedrijf vervult automatisch verzoeken om bijwerking voor onlinewijzigingen in velden die technisch of wettelijk kunnen worden bijgewerkt op schriftelijk verzoek van de betrokkene zelf.

 

8.3. Recht op wissen

Het recht van Klanten/Prospects om gegevens te laten wissen, is niet van toepassing in gevallen waarin de verwerking wordt uitgevoerd om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Afgezien van deze situatie kunnen Klanten/Prospects in de volgende beperkte gevallen verzoeken om verwijdering van hun Gegevens:

-indien de Gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of anderszins verwerkt;

-wanneer de betrokkene de toestemming waarop de verwerking is gebaseerd, intrekt en er geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking is;

-wanneer de betrokkene zich verzet tegen verwerking die noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het Merk en als er geen dwingende legitieme reden voor de verwerking is;

-wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn of haar Gegevens met het oog op prospectie, met inbegrip van profilering;

-indien de Gegevens onwettig zijn verwerkt.

 

8.4. Recht op beperking

De Klanten/Prospects worden geïnformeerd dat dit recht niet bedoeld is om van toepassing te zijn voor zover de verwerking die door het Merk wordt uitgevoerd rechtmatig is en dat alle verzamelde Gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van met name verkoopcontracten.

 

8.5. Recht op overdraagbaarheid

Het bedrijf verleent het recht op overdraagbaarheid van Gegevens, in het bijzondere geval van Gegevens die door Klanten/Prospects zelf worden verstrekt, op online-diensten die door het Merk worden aangeboden en voor doeleinden die uitsluitend gebaseerd zijn op de toestemming van personen en de uitvoering van een contract. In dat geval worden de Gegevens verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat.

 

8.6. Recht van bezwaar

In overeenstemming met de geldende regelgeving hebben Klanten/Prospects te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hun Gegevens om redenen die verband houden met hun bijzondere situatie, tegen de verwerking van hun Gegevens waarvan de rechtsgrondslag het rechtmatige belang is dat door het Merk wordt nagestreefd.

Indien een dergelijk recht van bezwaar wordt uitgeoefend, zal het Bedrijf de betreffende Gegevens niet langer verwerken, tenzij kan worden aangetoond dat er dwingende legitieme gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen en rechten en vrijheden van de Klanten/Prospects, om een dergelijke verwerking voort te zetten.

De Klanten/Prospects hebben tevens het recht zich te verzetten tegen elke commerciële prospectie per post of telefoon, met inbegrip van profilering voor zover dit met een dergelijke prospectie verband houdt. In het specifieke geval van elektronische klantenwerving (e-mail, SMS) kan het Merk daarvan gebruik maken indien de Prospects daarvoor toestemming hebben gegeven op het moment van de klantenwerving of indien de Klanten/Prospects deel uitmaken van het “klantenbestand”.

De Klanten/Prospects kunnen zich op elk moment verzetten tegen dergelijke prospectie, hetzij door te klikken op de link in de verstuurde e-mail, hetzij door de voorkeuren te wijzigen in de “klantaccount” op de websites en mobiele applicaties van het Merk. Via SMS kan bezwaar worden gemaakt tegen elke prospectie door “stop” te sturen naar het nummer dat in het ontvangen bericht wordt vermeld.

Ten slotte kan de Klant/het Prospect overeenkomstig artikel L. 223-2 van de consumentenwet te allen tijde bezwaar maken tegen telefonische colportage, door zich gratis te registreren op https://conso.bloctel.fr/.

 

8.7. Geautomatiseerde individuele beslissing

Het Bedrijf neemt geen geautomatiseerde individuele besluiten.

 

8.8. Recht na het overlijden

Klanten/Prospects worden ervan in kennis gesteld dat zij het recht hebben richtlijnen op te stellen met betrekking tot het bewaren, verwijderen en meedelen van hun gegevens na hun overlijden.

 

8.9. Tenuitvoerlegging van rechten

Om hun rechten uit te oefenen, moeten Klanten/Prospects op een van de volgende manieren contact opnemen met de afdelingen van het Merk waar hun gegevens worden verzameld:

(i) door een verzoek in te dienen via het contactformulier op de website of mobiele applicatie van het Merk;

(ii) door te schrijven naar het volgende e-mailadres: dpo@groupe-beaumanoir.fr en met vermelding van het Merk;

(iii) door te schrijven naar het volgende adres: Service Client/Prospects; ZAC de La Moinerie, 10, impasse du Grand Jardin, F-35400 SAINT-MALO, met vermelding van het Merk.

Overeenkomstig de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens worden Klanten/Prospects ervan in kennis gesteld dat dit een individueel recht is dat alleen door de betrokkene kan worden uitgeoefend met betrekking tot zijn/haar eigen informatie. Bovendien behouden de betreffende diensten van het Merk zich het recht voor om, vanwege veiligheidsredenen, in geval van twijfel over de identiteit van de aanvrager, diens geactualiseerde identiteitskaart op te vragen, teneinde elke mededeling van vertrouwelijke informatie betreffende een andere persoon dan de Klant/het Prospect te vermijden.

 

8.10. Recht om een klacht in te dienen bij de CNIL

Klanten/Prospects die bij de verwerking van hun Gegevens betrokken zijn, worden in kennis gesteld van hun recht om een klacht in te dienen bij de Franse commissie voor gegevensbescherming (de CNIL) indien zij van mening zijn dat de verwerking van hun Gegevens niet in overeenstemming is met de Europese regelgeving inzake gegevensbescherming, op het volgende adres: CNIL - Service des plaintes 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - F-75334 PARIS CEDEX 07 Tel: +33(0)1 53 73 22 22

9. BEVEILIGING EN VERTROUWELIJKHEID VAN GEGEVENS

Het is de verantwoordelijkheid van het Bedrijf om de technische beveiligingsmaatregelen, fysiek of logisch, te definiëren en toe te passen die het geschikt acht om de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde openbaarmaking van gegevens op toevallige of ongeoorloofde wijze tegen te gaan.

 

Deze maatregelen omvatten hoofdzakelijk:

-het beheer van autorisaties voor toegang tot gegevens;

-maatregelen voor interne beveiligingen;

-het identificatieproces;

-het uitvoeren van veiligheidscontroles en penetratietests;

-de aanneming van een beleid voor de beveiliging van informatiesystemen;

-de aanneming van bedrijfscontinuïteits-/rampenherstelplannen;

-het gebruik van een protocol of beveiligingsoplossingen.

 

Daartoe kan het Bedrijf zich laten bijstaan door een derde partij van haar keuze om kwetsbaarheidsaudits of penetratietests uit te voeren op de tijdstippen die zij nodig acht. In elk geval verbindt het Bedrijf zich ertoe om, in geval van wijziging van de middelen ter beveiliging en vertrouwelijkheid van de Gegevens, deze te vervangen door middelen die beter presteren. Geen enkele ontwikkeling kan leiden tot een vermindering van het veiligheidsniveau.

 

In geval van gehele of gedeeltelijke uitbesteding van de Gegevensverwerking, verbindt het Bedrijf zich ertoe haar onderaannemers contractueel veiligheidsgaranties op te leggen door middel van technische maatregelen voor de bescherming van deze Gegevens en de passende personele middelen.

10. INBREUK IN VERBAND MET GEGEVENS

Het Bedrijf verbindt zich ertoe de CNIL (Franse autoriteit voor gegevensbescherming) in kennis te stellen van elke inbreuk op de Gegevens die het Merk zou kunnen ondervinden onder de voorwaarden voorgeschreven door de relevante regelgeving.

De Klant/het Prospect wordt uiteraard op de hoogte gebracht van elke inbreuk op zijn Gegevens die zijn rechten zouden kunnen schenden en hem in gevaar zou kunnen brengen.

11. FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING

Het Bedrijf heeft een functionaris voor gegevensbescherming (“Data Protection Officer”, DPO) aangesteld, met de volgende contactgegevens:

-Naam: Brice Lougnon

-E-mailadres: dpo@groupe-beaumanoir.fr

12. COOKIES EN ANDERE TRACERS

Om ons beleid inzake cookies en andere tracers te raadplegen: [klik hier]

13. WIJZIGING EN BIJWERKING VAN HET HANDVEST

Dit Handvest kan te allen tijde worden gewijzigd of aangepast in geval van juridische ontwikkelingen, rechtspraak of in overeenstemming met de besluiten en aanbevelingen van de CNIL en de praktijk. Elke nieuwe versie van dit Handvest zal u via alle middelen, ook langs elektronische weg, ter kennis worden gebracht.